6 pasos para una planificación eficaz

Para los objetivos a largo plazo, necesita un plan de varios años, para los objetivos a corto plazo, un plan trimestral, y para los objetivos actuales, mensual, semanal, diario. ¿Qué es realmente importante a la hora de planificar? Estos son los 6 pasos más importantes para una planificación exitosa.

Los especialistas en gestión del tiempo aconsejan que a la hora de planificar asuntos de actualidad, lo hagamos en la perspectiva de una semana, porque la semana da un contexto más amplio a nuestras actividades. ¿Y qué tener en cuenta a la hora de organizar tareas?

¡Gracias al tablero de tiempo, descubrirás que no tienes que hacer todo! Entonces conocerás la alegría de disfrutar de tu tiempo libre. Nuestro éxito personal y profesional depende en gran medida de cómo organicemos nuestro tiempo. Elegimos la forma en que lo gastamos nosotros mismos, también asumimos las consecuencias de estas decisiones. Para manejarnos bien a lo largo del tiempo, sigamos la máxima de Stephen R. Covey: "En lugar de concentrarse en hacer lo correcto, debe centrar su atención en hacer lo correcto". Nuestras decisiones sobre el uso del tiempo están influenciadas por dos criterios: urgencia e importancia. A menudo asignamos importancia a demasiadas tareas. Pero la priorización adecuada se trata de darse cuenta de lo que es mejor en nuestra jerarquía de valores, no solo de reaccionar ante asuntos urgentes. ¿Cómo distinguirlos entre sí? La urgencia es un criterio relacionado con el tiempo, importancia para nuestros objetivos. Una herramienta práctica que muestra el alcance de las actividades y ayuda a identificar qué es realmente importante es el tablero de tiempo. La condición más importante para una acción y planificación efectivas es concentrarse en el cuadrante II y simultáneamente eliminar muchas actividades en I y III, e ignorar el cuadrante IV.

Importante

Horario: cuadrante I.

Cubre asuntos importantes y urgentes. Es "gestión de crisis": acciones de importancia estratégica y asuntos urgentes. En este trimestre, trabajamos y utilizamos nuestros conocimientos para responder a muchas situaciones y asumir desafíos. No podemos descuidar estos asuntos.

Horario: cuadrante II

Cubre asuntos importantes pero no urgentes. Es un trimestre de "alta calidad" en el que nos manejamos: hacemos planes a largo plazo, nos anticipamos a los problemas y los prevenimos, desarrollamos habilidades, nos regeneramos, pasamos tiempo con los seres queridos. Cuanto más tiempo pasamos en este trimestre, más aumenta nuestra capacidad para actuar. Descuidar las actividades en él ensancha el cuadrante I, que eventualmente nos consume, causa estrés y agotamiento.

Calendario: cuadrante III

Hay asuntos urgentes en él, pero no importantes. Esto es una cuarta parte de una ilusión, porque el zumbido en torno a lo que es urgente puede crear una ilusión de importancia. En este cuadrante realizamos acciones que son actuales, pero importantes para otra persona, cumplimos las expectativas de los demás, pensando que estamos en el cuadrante I.

Horario: cuadrante IV

Estos no son asuntos urgentes y sin importancia. Al minimizar el tiempo invertido en este trimestre, ganaremos tiempo para cosas realmente importantes.

1. Planificación eficaz: piense en su visión y misión

Cuando comience a planificar sus actividades, piense en lo que es más importante en su vida. Piense en su visión, lo que le gustaría hacer, las reglas que sigue (¡brújula!). Por distante que parezca, es extremadamente importante porque tus creencias influyen en las metas que te propongas, las decisiones que tomas y cómo gastas tu tiempo.

La reflexión sobre la propia misión es condición imprescindible para actuar de acuerdo con lo importante, porque tiene una fuerte influencia en la implementación del resto de actividades asignadas al trimestre II. Si tu credo de vida es el desarrollo personal, estar con tu familia, descubrir el valor de la vida o la actividad social, entonces al volver a ella de vez en cuando, dejarás las cosas más importantes grabadas en tu memoria. La misión creará un marco dentro del cual tomará decisiones en las próximas etapas de planificación.

2. Planificación eficaz: defina sus roles

Los roles son símbolos de deberes, relaciones con las personas, actividades en beneficio de la sociedad. Definirlos crea claramente una estructura natural que nos permite mantener el equilibrio. Los roles que juegas se basan en tu misión. Enumere sus roles en una hoja de papel (por ejemplo, esposa, madre, estudiante, gerente, director, miembro de un club deportivo). La investigación muestra que aparecer en más de siete es ineficaz, así que intente combinar ciertas funciones, por ejemplo.Identificar los roles de la vida te ayuda a ver la vida como un todo; puedes ver que no es solo el trabajo o la familia, sino todos juntos. A medida que describe sus roles, notará asuntos "importantes pero no urgentes" (cuadrante II) que generalmente se ignoran. Además de los roles, agregue "sierra de afilar" al programa semanal. Es la energía que debemos poner en perfeccionar nuestras habilidades en cuatro dimensiones fundamentales de la vida: física, social, intelectual y espiritual. Absortos en "aserrar" (obtener resultados), nos olvidamos de "afilar la sierra" (mantener o desarrollar la capacidad de lograr resultados en el futuro). Si, por ejemplo, no hacemos deporte (esfera física), no desarrollamos conocimientos (esfera social), no seguimos los últimos logros de nuestra industria (esfera intelectual) o no sabemos lo que es importante para nosotros en la vida (esfera espiritual), es posible que "nos volvamos brutos ”Por desequilibrio.

3. Planificación eficaz: elija objetivos para cada función

Piense en lo más importante que puede hacer en cada función esta semana para lograr resultados positivos. ¿Qué es esencial, por ejemplo, como esposa, esposo, padre, empleado? Cuando busque actividades, use una brújula, no un reloj, y concéntrese en lo importante, no en lo urgente. Esto puede ser, por ejemplo, una cita con un esposo, más tiempo para un niño, recopilación de información sobre un curso de lectura rápida, meditación. Fíjese uno o dos objetivos para cada función.

4. Planificación eficaz: aprenda a tomar decisiones

Para traducir las metas del segundo trimestre en un plan de acción, debe aprender a tomar las decisiones correctas durante la semana. A menudo tratamos de encontrar tiempo para actividades "importantes" en los trimestres I y III, que ya están llenos de actividades. Nos lanzamos de un caso a otro, se lo encomendamos a otro, lo posponemos, esperando encontrar tiempo para las cosas más importantes. Pero, como escribe Stephen R. Covey, " el punto no es priorizar los planes, sino planificar las prioridades". Imagina un frasco ancho en el que pones piedras grandes. Aunque el frasco está lleno de piedras, no está lleno, puede rociar grava en los huecos. Pero la verdad es que el frasco aún no está lleno, puedes agregar arena y finalmente agua. Nuestros objetivos en el segundo trimestre son "grandes piedras". Si primero nos ocupamos de otros asuntos: agua, arena y grava, y luego queremos colocar piedras grandes en el plan, nuestros intentos serán inútiles. Pero si sabemos qué cosas son piedras grandes y las colocamos antes que los demás, veremos cuánto podemos lograr y cuánta agua, arena y grava hay en los espacios vacíos. Lograremos lo que consideramos importante y, al mismo tiempo, "ajustaremos" otras actividades en consecuencia.

5. Planificación eficaz: organice todos los días

Sus tareas diarias son hacer las cosas más importantes primero, a pesar de las circunstancias inesperadas y los desafíos del día. A veces lograrás implementar un plan, otras veces tendrás que cambiarlo, pero a la hora de tomar decisiones confía en las indicaciones de tu brújula interna. Para poner las cosas más importantes primero, por la mañana:

IMAGINE EL CURSO DEL DÍA: revise el programa semanal, ubíquese, vea este día en el contexto de los 7 días. Esto le ayudará a reaccionar de forma adecuada ante situaciones inesperadas.

ESTABLECE PRIORIDADES - marca tus acciones con los símbolos de los trimestres I y II - gracias a esto estarás seguro de que los asuntos del trimestre III no encajan en tu agenda. Si es necesaria una mayor priorización, marque las actividades de los trimestres I y II con más detalle (por ejemplo, con un círculo).

DEFINIR TIEMPO Y HORA DE LAS TAREAS: separe las que están estrictamente cronometradas de las que pueden realizarse en cualquier momento del día. También anote los límites de tiempo para actividades específicas.

6. Planificación eficaz: evalúe su eficacia

Al final de la semana, piense qué objetivos logró, qué desafíos enfrentó, qué decisiones tomar y si las cosas más importantes fueron lo primero al tomar una decisión. El resumen semanal te ayuda a evitar repetir los mismos errores, te permite ser más efectivo en las próximas semanas.