La documentación médica, conservada en formato electrónico o en papel, consta de documentación individual y colectiva.
Al hablar y escribir sobre documentación conviene tener en cuenta:
1) documentación individual: relativa a pacientes individuales que utilizan servicios de salud;
2) documentación resumida: relacionada con todos los pacientes o grupos específicos de pacientes que utilizan los servicios de salud.
Vale la pena señalar que la documentación individual incluye:
1) documentación interna individual: destinada a las necesidades de la entidad que proporciona los servicios de salud
2) documentación individual externa - destinada a las necesidades de un paciente que utiliza los servicios de salud proporcionados por la entidad.
Documentación interna individual
En la documentación interna individual se realiza un asiento sobre la emisión de documentación individual externa o se adjuntan sus copias. Cada página de documentación individual mantenida en papel está marcada con al menos el nombre y apellido del paciente. En el caso de realizar una impresión a partir de documentación individual mantenida en formato electrónico, cada página de la impresión se marca con al menos el nombre y apellido del paciente.
Si no es posible establecer la identidad del paciente, la documentación se marca con "NN", indicando el motivo y las circunstancias que impiden la identificación. La documentación individual interna incluye copias de la documentación presentada por el paciente o la información contenida en la misma es importante para el proceso de diagnóstico, tratamiento o enfermería. Un documento incluido en la documentación interna individual no se puede eliminar.
La entidad que presta los servicios de salud proporciona documentación médica
1) entidades que prestan servicios de salud, si esta documentación es necesaria para asegurar la continuidad de los servicios de salud;
2) las autoridades públicas, el Fondo Nacional de Salud, los órganos de autogobierno de las profesiones médicas y los consultores nacionales y provinciales, en la medida necesaria para que estas entidades realicen sus funciones, en particular de control y fiscalización;
3) autoridades de pensiones y equipos de adjudicación de invalidez, en relación con los procesos que lleven a cabo;
4) entidades que llevan registros de los servicios médicos, en la medida necesaria para llevar los registros;
5) compañías de seguros, con el consentimiento del paciente;
La entidad proveedora de servicios de salud conserva la documentación médica por un período de 20 años a partir del final del año calendario en el que se realizó el último ingreso, excepto:
1) documentación médica en caso de muerte del paciente como resultado de lesiones corporales o envenenamiento, que se conserva durante 30 años a partir del final del año calendario en el que ocurrió la muerte;
2) Fotografías de rayos X almacenadas fuera de la documentación médica del paciente, que se almacenan durante un período de 10 años a partir del final del año calendario en el que se tomó la foto;
3) remisiones para exámenes u órdenes médicas, que se almacenan por un período de 5 años a partir del final del año calendario en el que se brindó el servicio que es objeto de la remisión u orden;
4) registros médicos de niños menores de 2 años, que se conservan por un período de 22 años.
Transcurridos los plazos de conservación, la entidad que presta los servicios sanitarios destruirá la documentación médica de forma que impida la identificación del paciente afectado.
Una vez expirado el período de almacenamiento, las disposiciones dictadas sobre la base del artículo 4 se aplicarán al tratamiento de la documentación médica que ya es material de archivo en el sentido de las disposiciones de la Ley sobre los recursos y archivos de archivos nacionales. 5 seg. 2 y 2b de esta ley.
Luego, los materiales de archivo se ponen a disposición de las unidades organizativas y los ciudadanos (por ejemplo, los miembros de la familia de la persona cuyos registros médicos se han archivado) y con fines científicos, culturales, tecnológicos y económicos. El suministro de material de archivo para las necesidades mencionadas es gratuito.
Base legal:
Ley de 14 de julio de 1983 sobre el recurso y los archivos de los archivos nacionales (Gaceta Oficial de 2011, No. 123, ítem 698 y No. 171, ítem 1016),
Ley de 6 de noviembre de 2008 sobre los derechos del paciente y el Defensor del Pueblo de los Derechos del Paciente (Revista de Leyes de 2012, artículo 159, según enmendada)
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